Порядок электронного актирования описан в ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. Согласно установленной процедуре проект документа о приемке формирует поставщик в ЕИС в структурированном виде. Сформированный проект подписывается усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика и автоматически направляется заказчику в течение одного часа после его подписания.

Датой поступления заказчику проекта документа о приемке считается дата его направления в ЕИС в соответствии с часовой зоной заказчика. Заказчик рассматривает поступивший документ о приемке, подписывает его усиленной электронной подписью уполномоченного лица или членов приемочной комиссии (в случае ее создания).

В случае отказа от приемки заказчик подписывает и размещает в ЕИС мотивированный отказ. Подписанный документ о приемке (или мотивированный отказ) автоматически направляется поставщику в течение одного часа после его размещения заказчиком.

Датой поступления поставщику документа о приемке (или мотивированного отказа) считается дата его размещения в ЕИС в соответствии с часовой зоной поставщика. Дата приемки считается датой размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком.

В письме Федерального казначейства от 19.11.2021 № 07-04-05/14-28375 указано, что документ о приемке в электронной форме содержит всю необходимую информацию, проверяемую органами Федерального казначейства при санкционировании оплаты денежного обязательства получателя средств федерального бюджета. Представление в территориальные органы дополнительных документов, подтверждающих исполнение денежного обязательства (счетов, счетов-фактур), не требуется. Таким образом, прикладывать дополнительные документы к электронному документу о приемке не требуется, если иное не предусмотрено контрактом.

Если контрактом предусмотрено иное, то к документу о приемке могут прилагаться неструктурированные документы. Поэтому поставщику нужно всегда быть внимательным при формировании документа о приемке в ЕИС, предварительно прочитав условия заключенного им контракта.

Если же поставщик ошибся, то в целом возможность внесения исправлений в документ о приемке существует и она может быть реализована как поставщиком, так и заказчиком. Для этого используются механизмы создания исправления или корректировочного документа в ЕИС, которые позволяют внести как несущественные, так и существенные исправления. Кроме того, в версии ЕИС 13.0 добавлены дополнительные функции для более точной корректировки информации, такие как замена позиции ТРУ и корректировка стоимостных значений.